Должностная инструкция заведующего канцелярией (начальника отдела делопроизводства в составе службы ДОУ).

ограниченной ответственностью ">Общество с ограниченной ответственностью "Бета"
ООО "Бета"

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ООО "Бета"
___________________ А.И. Петров

03.04.2017

Должностная инструкция

03.04.2017 № 400-ДИ

г. Москва

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая Должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Начальника отдела делопроизводства ООО "Бета" .

1.2. назначается на должность и освобождается от должности приказом .

1.3. Начальник отдела делопроизводства подчиняется непосредственно генеральному директору ООО ">генеральному директору ООО "Бета" .

1.4. На должность Начальника отдела делопроизводства назначается лицо, имеюще е профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа не менее одного года">высшее профессиональное образование и стаж работы в должности начальника группы отдела или документоведа не менее одного года .

1.5. Начальник отдела делопроизводства должен знать:
− законодательные и нормативные правовые акты в сфере делопроизводства;
− структуру ООО "Бета" ;
− организацию делопроизводства;
− схемы документооборота;
− порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
– с тандарты и унифицированные формы управленческой документации ;
− сроки и порядок передачи дел в архив;
− системы организации контроля за исполнением документов;
– с редства вычислительной техники, коммуникаций и связи, примен яемые в отделе делопроизводства;
− оргтехнику и иные технические средства труда;
− основы экономики, организации производства, труда и управления;
− основы трудового законодательства;
− правила охраны труда, производственной санитарии и личной гигиены, пожарной безопасности .

1.6. В своей деятельности Начальник отдела делопроизводства руководствуется:
– локальными нормативными актами ООО "Бета" , в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка;
– приказами (распоряжениями) генерального директора ООО "Бета" ;
– настоящей Должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия Начальника отдела делопроизводства его обязанности возлагаются на должностное лицо , назначаемо е приказом генерального директора ООО "Бета" .

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Начальник отдела делопроизводства выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Руководит организацией работы отдела делопроизводства .
2.2. Организ ует эффективное взаимодействие работников отдела делопроизводства, направля ет их усилия на своевременное, полное и качественное выполнение задач по организации делопроизводства .
2.3. Контролирует надлежащ ее выполнение работ никами отдела делопроизводства их должностных обязанностей .
2.4. Организ ует работу отдела делопроизводства на основе широкого использования новейшей техники и технологии, прогрессивных методов и приемов ее осуществления, научно обоснованных нормативов материальных, финансовых и трудовых затрат .
2.5. Принима ет участие в разработке проектов бизнес-планов ООО "Бета" , обеспечива ет их согласование по вопросам организации работы отдела делопроизводства .
2.6. Руководит планированием работы отдела делопроизводства, ежемесячно представля ет проект плана работы на рассмотрение заместителя директора .
2.7. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства и организует их внедрение.
2.8. О существляет методическое руководство организацией делопроизводства в структурных подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку отчетов о соблюдении сроков исполнения документов. .
2.9. Организ ует разработку и внедрение прогрессивных технологических процессов работы с документами и документированной информацией на основе организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа).
2.10. Обеспечива ет своевременное и качественное внедрение систем ведения документации, стандартов по вопросам делопроизводства.
2.11. Руководит работой по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документооборота.
2.12. Осуществля е т организационно-методическое руководство работой по отбору документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов.

3. ПРАВА

Начальник отдела делопроизводства имеет право:
3.1. Требовать от непосредственного руководителя содействия в исполнении должностных обязанностей и реализации прав.
3.2. Знакомиться с проектами решений генерального директора ООО "Бета" , касающимися деятельности канцелярии .
3.3. Представлять на рассмотрение генерального директора ООО "Бета" предложения по вопросам своей деятельности, в том числе ставить вопросы о совершенствовании своей работы, улучшении организационно-технических условий труда, повышении размера зарплаты, оплате сверхурочных работ в соответствии с законодательством и положениями, регламентирующими систему оплаты труда работников ООО "Бета" .
3.4. Получать от работников ООО "Бета" информацию, необходимую для ведения своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Начальник отдела делопроизводства несет ответственность:
4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей Должностной инструкцией, – в соответствии с действующим трудовым законодательством.
4.2. За другие правонарушения, совершенные в период ведения своей деятельности (в т. ч. связанные с причинением материального ущерба и ущерба деловой репутации ООО "Бета" ), – в соответствии с действующим трудовым, гражданским, административным и уголовным законодательством.

I. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Назначение на должность делопроизводителя и освобождение от нее производится

4. Делопроизводитель должен знать:

4.1. Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии.

4.2. Основные положения Единой государственной системы делопроизводства.

4.3. Структуру предприятия и его подразделений.

4.4. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

4.5. Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов.

5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

5.3. Настоящей должностной инструкцией.

7. На время отсутствия делопроизводителя его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

проверяет правильность их составления и оформления.

9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Делопроизводитель имеет право:

1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

о всех выявленных в процессе осуществления должностных обязанностей недостатках в деятельности предприятия (его структурных подразделениях) и вносить предложения по их устранению.

4. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Делопроизводитель несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ
начальника отдела делопроизводства, писем и обращений министерства труда и социального развития Ростовской области

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Должность начальника отдела делопроизводства, писем и обращений министерства труда и социального развития Ростовской области относится к ведущей группе должностей государственной гражданской службы области категории «руководители».

1.2. Должность начальника отдела делопроизводства, писем и обращений имеет право замещать гражданина Российской Федерации, достигший возраста 18 лет, владеющий государственным языком Российской Федерации и соответствующий квалификационным требованиям, предусмотренным частью 2 настоящего должностного регламента.

1.3. Назначение на должность и освобождение от должности производится приказом министра труда и социального развития Ростовской области по согласованию с заместителем Главы Администрации (Губернатора) области по организационной, кадровой работе и вопросам местного самоуправления.

1.4. Начальник отдела в своей деятельности непосредственно подчиняется заместителю министра.

1.5. В подчинении начальника отдела находятся 7 государственных гражданских служащих, 3 служащих, осуществляющих техническое обеспечение деятельности министерства

1.6. Начальник отдела в своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Областным законом от 26.07.2005 г. № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области», положением, регламентом, инструкцией по делопроизводству министерства труда и социального развития, положением об отделе, должностным регламентом.

2. КВАЛИФИКАЦИОННЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К НАЧАЛЬНИКУ ОТДЕЛА

2.1. Наличие высшего профессионального образования.

2.2. Не менее двух лет стажа государственной гражданской службы Российской Федерации (государственной службы иных видов) или не менее четырех лет стажа (опыта) работы по специальности.

2.3. Профессиональные знания, необходимые для исполнения должностных обязанностей:
- Конституция Российской Федерации;
- Устав Ростовской области;
- Федеральный закон от 27.07.2004 г. № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 22.08.2004 г. № 122-ФЗ «О внесении изменений в законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О внесении изменений и дополнений в ФЗ «Об общих принципах организации законодательных (представительных) и исполнительных органов государственной власти субъектов РФ»;
- Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Федеральный закон от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;
- Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
- Федеральные законы, Указы и Распоряжения Президента Российской Федерации, Постановления и Распоряжения Правительства Российской Федерации по направлениям деятельности министерства;
- Областной закон Ростовской области от 22.07.2005 г. № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области»;
- Областной закон Ростовской области от 18.09.2006 г. № 540-ЗС «О порядке рассмотрения обращений граждан»;
- Областной закон Ростовской области от 12.06.2009 № 218-ЗС «О противодействии коррупции в Ростовской области»;
- Регламент Администрации Ростовской области;
- Регламент внутренней организации министерства труда и социального развития Ростовской области;
- Нормативные правовые акты Главы Администрации (Губернатора) Ростовской области и Администрации Ростовской области по направлениям деятельности министерства;
- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 г. № 536;
- Инструкция по приему граждан в министерстве труда и социального развития Ростовской области;
- Инструкция по делопроизводству министерства труда и социального развития.
- ГОСТ Р 6.30-2003 г. «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
- Методические рекомендации по организации работы по приему граждан в органах социальной защиты населения Ростовской области;
- Порядок работы с письменными обращениями граждан на предприятиях и в учреждениях социальной защиты населения РФ, утвержденный приказом Минсоцзащиты РФ от 11.09.1995 года;

2.4. Навыки, необходимые для исполнения должностных обязанностей:
- организация работы по рассмотрению письменных и устных обращений граждан;
- информационно-аналитическое и методическое обеспечение деятельности министерства по рассмотрению обращений граждан, подготовка служебных документов, материалов к заседанию коллегии, организационно-распорядительных документов, писем, справок, актов;
- организация приема граждан, умение установить атмосферу взаимопонимания, выбора стиля взаимодействия с гражданами, техники построения информационного диалога, техника эффективного общения по телефону;
- работа телефона «горячей линии»;
- обеспечение централизованной регистрации, учета и контроля за исполнением обращений граждан, служебных документов с помощью автоматизированных технологий;
- совершенствование документационного обеспечения министерства, подготовка инструкций, регулирующих вопросы документационного обеспечения управления, учета и обеспечения сохранности документов;
- организация документооборота.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, ПРАВА И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА

3.1. Должностные обязанности начальника отдела:

3.1.1. В своей деятельности руководствуется основными обязанностями государственного гражданского служащего, предусмотренными Федеральным законом от 27 июля 2004 года № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», Областным законом от 26 июля 2005 г. № 344-ЗС «О государственной гражданской службе Ростовской области».

3.1.2. Исходя из требований предусмотренных Федеральным законом от 25 декабря 2008 года №273-ФЗ «О противодействии коррупции», уведомляет в установленном порядке представителя нанимателя обо всех случаях обращения к нему каких-либо лиц в целях склонения его к совершению коррупционных правонарушений.

3.1.3. Исходя из задач отдела:
- осуществляет контроль за работой по учету,комплектацией и распределением документов, обеспечивает четкую организацию делопроизводственного обслуживания;
- организует работу отдела по приему и отправке документов с использованием системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело»;
- подготовка на рассмотрение руководству корреспонденции по наиболее важным вопросам;
- осуществляет контроль за правильностью поступления документов от органов социальной защиты населения городских округов и муниципальных районов, других ведомств;
- осуществляет методическое руководство по вопросам работы с письмами граждан, ведения личного приема граждан, общего делопроизводства, работы с архивными документами, контроль за исполнением поручений вышестоящих органов и решений министерства по курируемым вопросам;
- организует ведение приема граждан руководством министерства и осуществляет контроль за исполнением структурными подразделениями поручений данных на приеме;
- обеспечивает контроль за исполнением служебных документов подразделениями министерства и информирует руководство о ходе рассмотрения документов;
- участвует в разработке мер по совершенствованию документооборота, работы с письмами и приема граждан, с документами, образующимися в результате деятельности министерства, контроля и проверки исполнения документов;
- разрабатывает регламент работы министерства, инструкцию по делопроизводству в министерстве труда и социального развития Ростовской области;
- подготовка ежеквартального анализа организации работы с письмами, жалобами, заявлениями, структурными подразделениями министерства, причин поступления письменных обращений граждан;
- подготовка полугодового обзорного письма по результатам рассмотрения писем, жалоб и заявлений, годового обзора по результатам проверок организации работы с обращениями граждан для территориальных органов социальной защиты, отвечает за подготовку установленной отчетности;
- принимает участие в комплексных проверках работы территориальных органов социальной защиты по работе с письмами, жалобами, заявлениями и приема граждан, в приеме граждан руководителями территориальных органов соцзащиты области;
- осуществляет контроль за формированием архивных документов, их хранением, подготовкой к ежегодному списанию архивных документов с истекшим сроком хранения, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;
- разрабатывает сводную номенклатуру дел, организует согласование с экспертной комиссией областного архива;
- обеспечивает контроль за качественным и своевременным выполнением машинописных, копировально-множительных работ, дает разрешение на копирование документов и устанавливает очередность их исполнения;
- организует работу по повышению уровня профессиональных знаний работниками отдела;
- распределяет должностные обязанности работников отдела;
- выполняет поручения заместителя министра, министра;
- соблюдает конфиденциальность при обработке персональных данных в соответствии с действующими нормативными правовыми документами.

3.2. Права начальника отдела:

3.2.1. В соответствии со статьей 14 Федерального закона от 27 июля 2004 года №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» обладает правами:
- обеспечение надлежащих организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей;
- ознакомление с должностным регламентом и иными документами, определяющими его права и обязанности по замещаемой должности государственной гражданской службы, критериями оценки эффективности исполнения должностных обязанностей, показателями результативности профессиональной служебной деятельности и условиями должностного роста;
- отдых, обеспечиваемый установлением нормальной продолжительности, служебного времени, предоставлением выходных дней и нерабочих праздничных дней, а также ежегодных оплачиваемых основного и дополнительных отпусков;
- оплату труда и другие выплаты в соответствии с областным законом;
- получение в установленном порядке информации и материалов, необходимых для исполнения должностных обязанностей, а также на внесение предложений о совершенствовании деятельности отдела;
- ознакомление с отзывами о его профессиональной служебной деятельности и другими документами до внесения их в его личное дело, материалами личного дела, а также на приобщение к личному делу его письменных объяснений и других документов и материалов;
- защиту сведений о гражданском служащем;
- должностной рост на конкурсной основе;
- профессиональную переподготовку, повышение квалификации и стажировку в порядке, установленном Областным законом;
- членство в профессиональном союзе;
- рассмотрение индивидуальных служебных споров в соответствии с настоящим Областным законом;
- проведение по его заявлению служебной проверки;
- защиту своих прав и законных интересов на гражданской службе, включая обжалование в суд их нарушения;
- медицинское страхование в соответствии с Областным законом о медицинском страховании государственных служащих области;
- государственную защиту своей жизни и здоровья, жизни и здоровья членов своей семьи, а также принадлежащего ему имущества;
- государственное пенсионное обеспечение в соответствии с Областным законом.

3.2.2. В пределах возложенных должностных обязанностей:
- информировать руководство министерства о состоянии дел по вопросам деятельности отдела;
- выходить с предложениями о применении мер к виновным в нарушении установленных требований к работе с обращениями граждан, служебными документами, по приему граждан и др.;
- осуществлять проверку состояния работы с обращениями граждан в территориальных органах социальной защиты, структурных подразделениях министерства;
- требовать исполнения установленных сроков по рассмотрению писем, жалоб, заявлений, служебных документов, запрашивать необходимые справки по приему граждан от всех отделов, управлений, подведомственных учреждений;
- не принимать в печать документы, небрежно оформленные и с большим количеством правок и вставок;
- не принимать для копирования, неправильно оформленные документы, не относящиеся к деятельности министерства;
- требовать соблюдения регламента работы, инструкции по делопроизводству в министерстве, порядка работы с письменными, устными обращениями граждан, архивными документами.

3.3. Ответственность начальника отдела:

3.3.1. Несет ответственность за:
- неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей;
- действие или бездействие, ведущие к нарушению прав и законных интересов граждан;
- соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины;
- своевременное и качественное исполнение поручений;
- сохранность имущества, предоставленного для исполнения должностных обязанностей;
- соблюдение ограничений, выполнение обязательств и требований к служебному поведению;
- предоставление в установленном порядке сведений о себе и членах своей семьи, о полученных им доходах и принадлежащем ему на праве собственности имущества, являющихся объектами налогообложения, об обязательствах имущественного характера;
- по выполнению функций и задач, возложенных на отдел, состояние трудовой и исполнительской дисциплины в отделе;
- нарушение конфиденциальности при обработке персональных данных.

4. Перечень вопросов, по которым начальник отдела вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие или иные решения

4.1. Организация и ведение приема граждан, работа телефона «горячая линия».

4.2. Организация работы по рассмотрению обращений граждан,
служебных документов.

4.3. Организация делопроизводства.

4.4. Работа архива министерства.

4.5. Машинописные, копировально-множительные работы.

5. Перечень вопросов, по которым начальник отдела вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений

5.1. Организация и ведение приема граждан, работа телефона «горячая линия».

5.2. Организация работы по рассмотрению обращений граждан, служебных документов.

5.3. Организация делопроизводства.

5.4. Работа архива министерства.

5.5. Машинописные, копировально-множительные работы.

6. СРОКИ И ПРОЦЕДУРЫ ПОДГОТОВКИ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ И ИНЫХ РЕШЕНИЙ НАЧАЛЬНИКОМ ОТДЕЛА

6.1. В сроки и порядке, установленном нормативными правовыми актами, регламентом, инструкцией по делопроизводству министерства труда и социального развития Ростовской области.

7. ПОРЯДОК СЛУЖЕБНОГО ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА

7.1. Осуществляет взаимодействие с государственными гражданскими служащими, руководителями Администрации области, министерства, с территориальными органами социальной защиты, другими ведомствами, организациями и учреждениями по вопросам деятельности отдела в пределах полномочий, установленных должностным регламентом.

8. ПЕРЕЧЕНЬ ГОСУДАРСТВЕННЫХ УСЛУГ, ОКАЗЫВАЕМЫХ НАЧАЛЬНИКОМ ОТДЕЛА ГРАЖДАНАМ И ОРГАНИЗАЦИЯМ В СООТВЕТСВИИИ С РЕГЛАМЕНТОМ РАБОТЫ МИНИСТЕРСТВА

8.1. Консультирование граждан, ведомств, организаций и учреждений,
территориальных органов социальной защиты в пределах полномочий, установленных должностным регламентом.

8.2. Подготовка ответов на обращения граждан по вопросам деятельности
отдела.

8.3. Ведение приема граждан, разъяснений по телефону «горячая линия».

9. ПОКАЗАТЕЛИ ЭФФЕКТИВНОСТИ И РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ СЛУЖЕБНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА

9.1.Систематическая работа над повышением уровня профессиональных знаний.

9.2. Знание структуры органов социальной защиты Ростовской области, других
ведомств области.

9.3. Качество подготовки служебных документов.

9.4. Своевременность, результативность решения поставленных задач.

9.5. Соблюдение трудовой и исполнительской дисциплины.

9.6. Соответствие требованиям, предъявляемым к должности.

9.7. Оценка деятельности руководством министерства.

I. Общие положения

1.1. Заведующий канцелярией отвечает:

1.1.1. За работу канцелярии, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.

1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников канцелярии.

1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.

1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях канцелярии.

1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:

1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N …).

1.3.2. Положением о канцелярии (инв. N …).

1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N …).

1.3.4. Правилами и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN …, …, …).

1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.

1.4. Должен знать:

1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по вопросам деятельности канцелярии.

1.4.2. Организацию делопроизводства.

1.4.3. Организационную структуру предприятия.

1.4.4. Схему организационного взаимодействия канцелярии со структурными подразделениями предприятия.

1.4.5. Отраслевые стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).

1.4.6. Основы научной организации труда делопроизводства.

1.4.7. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).

1.4.8. Правила эксплуатации технических средств автоматизации и механизации делопроизводства.

II. Общие должностные обязанности

2.1. Заведующий канцелярией обязан:

2.1.1. Возглавлять работу канцелярии и эффективно руководить ею.

2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение канцелярией возлагаемых на нее повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.

2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.

2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств канцелярии в интересах выполнения задач по предназначению.

2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.

2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.

2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.

2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).

III. Специальные должностные обязанности

3.1. Заведующий канцелярией обязан:

3.1.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3.1.2. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

3.1.3. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

3.1.4. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

3.1.5. Принимать меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

3.1.6. Осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

3.1.7. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

3.1.8. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний, организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

3.2. Заведующий канцелярией должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.

3.3. Регламент рабочего времени заведующего канцелярией соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется “Правилами внутреннего трудового распорядка” предприятия.

В случае служебной необходимости заведующий канцелярией может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

IV. Права работника

4.1. Заведующий канцелярией имеет право:

4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности канцелярии – по всем вопросам, относящимся к его компетенции.

4.1.2. Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников канцелярии – в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.

4.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по совершенствованию работы канцелярии (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).

4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы канцелярии.

V. Ответственность. Порядок оценки труда работника

5.1. Заведующий канцелярией несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:

5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы канцелярии.

5.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.

5.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.

5.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.2. Основным критерием оценки труда заведующего канцелярией является полнота, своевременность и качество исполнения ею должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.

Оценку труда заведующего канцелярией уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего канцелярией определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN …, …).

1. Общие положения

1.1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
1.2. Делопроизводитель назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Делопроизводитель подчиняется непосредственно генеральному директору / начальнику документационного обеспечения организации / заведующему канцелярией.
1.4. На время отсутствия делопроизводителя его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность делопроизводителя назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание делопроизводства, программ Microsoft Office.
1.6. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности:
- нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии;
- Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности делопроизводителя

Делопроизводитель выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2.2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль над их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
2.4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
2.5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
2.6. Обеспечивает удобный и быстрый поиск документов.
2.7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
2.8. Принимает документы на подпись заведующего канцелярией / начальника отдела документационного обеспечения, проверяет правильность их составления и оформления.
2.9. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:
3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.