© Министерство труда и социального развития Ростовской области. Должностная инструкция начальника отдела делопроизводства
Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2019 года. На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.
На представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.
Данный материал входит в огромную библиотеку нашего сайта, которая обновляется ежедневно.
1. Общие положения
1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
3. Делопроизводитель должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
— структуру предприятия и его подразделений;
— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации вычислительной техники;
— основы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:
— законодательством РФ,
— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
— настоящей должностной инструкцией,
— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.
5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)
6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.
2. Должностные обязанности делопроизводителя
Делопроизводитель:
1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.
2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.
4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.
5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.
6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.
8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.
10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.
12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.
3. Права делопроизводителя
Делопроизводитель имеет право:
1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:
— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;
— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.
2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.
3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.
4. Ответственность делопроизводителя
Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
Должностная инструкция делопроизводителя - образец 2019 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.
ЗАВЕДУЮЩЕГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВОМ
(СЕКРЕТАРЯ)
Общие положения.Заведующий делопроизводством (в дальнейшем «Секретарь») принимается и освобождается от должности директором школы. На период отпуска и временной нетрудоспособности секретаря его обязанности могут быть возложены на одного из заместителей директора школы или учителя. Временное исполнение обязанностей секретаря в этих случаях осуществляется на основании приказа директора школы, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.
Секретарь подчиняется непосредственно директору школы.
В своей деятельности секретарь руководствуется Конституцией и Законами РФ, Указами президента, решениями правительства РФ, решениями органов управления всех уровней, правилами и нормами охраны труда , техники безопасности и противопожарной защиты, а также Уставом и локальными актами школы, трудовым договором , приказами и распоряжениями директора школы, настоящей должностной инструкцией .
Функции.Важнейшая функция секpетаpя - оказание максимальной помощи руководителю и
экономия его времени.
Ведение канцелярии: всей документации, необходимой для полноценной работы школы.
Выполнение функций специалиста отдела кадров.
Должностные обязанности3.1. Работа с документами: оформление документов, направление документов
в стpуктуpные подразделения, контроль за сроками исполнения документов,
пpием документов на подпись руководителю и контроль за правильностью их
оформления, организация хранения исполненных документов. Ведение книги
приказов.
3.2. Работа со средствами связи: ведение телефонных переговоров (при отсутствии
руководителя на рабочем месте секретарь записывает фамилию и телефон
звонившего абонента и, по возможности, интересующий его вопрос), прием и отправка факсов, сообщений по электронной почте. Секретарь обязан также следить за исправностью всех, находящихся в его ведении средств связи, и немедленно вызывать ремонтные службы в случае их неисправности.
3.3. Работа с посетителями. Включает в себя прием и помощь как обратившимся к
секретарю сотрудникам предприятия, так и помощь командированным
(направление в нужное подразделение, помощь с устройством в гостиницу).
Секретарь организовывает прием сотрудников и других посетителей в
установленные часы приема (пpедваpительная запись на пpием к руководителю).
3.4. Подготовка и пpоведение совещаний. Секретарь должен проинфоpмиpовать
пpиглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить
список участников, офоpмить доклад pуководителя. Во время проведения
совещания секретарь ведет его пpотокол.
3.5. Работы хозяйственного характера: пpовеpка качества убоpки кабинета
руководителя, а также обеспечение испpавности всех технических сpедств,
находящихся в кабинете, обеспечение pуководителя всеми необходимыми
канцеляpскими пpинадлежностями.
3.6. Секретарь должен обладать следующими основными характеристиками:
· Профессионализм
· Надежность, исполнительность, высокая работоспособность
· Коммуникабельность, способность избегать конфликтов
· Привлекательность, элегантность, здоровье, отсутствие вредных
привычек.
· Умение работать на компьютере (Word, Excel, E-mail), других печатающих устройствах.
· Умение вести делопроизводство
· Блестящие навыки общения с людьми
· Умение планировать и организовывать исполнение поручений руководителя.
3.7. Функции канцелярии:
· Пpием и pегистpация (учет) документов
· Распpеделение документов и доставка их исполнителям
· Офоpмление и отпpавка исходящих документов
· Стеногpафиpование и печатание документов
· Контpоль за сpоками исполнения документов
· Фоpмиpование дел и сдача их в аpхив
· Организация хpанения и обеспечение использования документов, хpанящихся в аpхиве.
3.8. Функции специалиста отдела кадров :
· Оформление всех необходимых документов при приеме и увольнении всех сотрудников школы, в том числе и учащихся,
· Ведение личных дел работников и учащихся, алфавитной книги учащихся,
· Оформление и ведение трудовых книжек персонала,
· Оформление всех необходимых документов для Пенсионного фонда, связанных с трудовой деятельностью персонала и учащихся.
· Выдача всех необходимых материалов по запросам учителей, учащихся, родителей, всех уровней организаций.
3.9. Соблюдает этические нормы поведения в школе, в быту, в общественных
4. Права.
Секретарь школы имеет право в пределах своей компетенции:
4.1. давать обязательные для исполнения распоряжения всем участникам учебно-воспитательного процесса на основании приказов и распоряжений директора школы,
4.2. потребовать информацию любого характера, связанную с учебно-воспитательной работой и хозяйственной деятельностью, по приказу или распоряжению директора школы от любого работника школы, учащегося или родителей.
5. Ответственность
5.1 За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин
Устава и Правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных
обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том числе за
неиспользование предоставленных прав, секретарь несет дисциплинарную
ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.
За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного
наказания может быть применено увольнение.
5.2. За нарушение правил пожарной безопасности , охраны труда, санитарно-
гигиенических правил секретарь привлекается к административной
ответственности в порядке и случаях, предусмотренных административным
законодательством.
5.3. За виновное причинение школе или участникам образовательного процесса
ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь несет материальную ответственность в порядке и пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.
6. Взаимоотношения. Связи по должности.
Секретарь: 6.1. работает в режиме нормированного рабочего дня по графику, составленному, исходя из 40-часовой рабочей недели;
6.2. самостоятельно планирует свою работу на каждый день;
6.3. получает от директора школы информацию организационного и исполнительного характера, знакомится с соответствующими документами;
6.5. систематически обменивается информацией по вопросам, входящими в свою
компетенцию, с членами администрации, педагогическими работниками школы, техперсоналом, учащимися и родителями;
С инструкцией ознакомлена: ___________________________________(________________)
I. Общие положения
1.1. Заведующий канцелярией отвечает:
1.1.1. За работу канцелярии, своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению.
1.1.2. За исполнительскую и трудовую дисциплину сотрудников канцелярии.
1.1.3. За сохранность документов (сведений), содержащих государственную и служебную тайну.
1.1.4. За обеспечение безопасных условий труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности в помещениях канцелярии.
1.2. Квалификационные требования: среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.
1.3. В практической деятельности должен руководствоваться:
1.3.1. Инструкцией по документационному обеспечению управления предприятием (инв. N …).
1.3.2. Положением о канцелярии (инв. N …).
1.3.3. Правилами внутреннего трудового распорядка (инв. N …).
1.3.4. Правилами и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты (инв. NN …, …, …).
1.3.5. Настоящей должностной инструкцией.
1.4. Должен знать:
1.4.1. Нормативно-правовые акты, другие документы и материалы по вопросам деятельности канцелярии.
1.4.2. Организацию делопроизводства.
1.4.3. Организационную структуру предприятия.
1.4.4. Схему организационного взаимодействия канцелярии со структурными подразделениями предприятия.
1.4.5. Отраслевые стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД).
1.4.6. Основы научной организации труда делопроизводства.
1.4.7. Основы трудового законодательства РФ (в части касающейся).
1.4.8. Правила эксплуатации технических средств автоматизации и механизации делопроизводства.
II. Общие должностные обязанности
2.1. Заведующий канцелярией обязан:
2.1.1. Возглавлять работу канцелярии и эффективно руководить ею.
2.1.2. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение канцелярией возлагаемых на нее повседневных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.
2.1.3. Руководить разработкой и ведением служебной документации.
2.1.4. Обеспечивать рациональное использование материальных, технических и иных средств канцелярии в интересах выполнения задач по предназначению.
2.1.5. Обеспечивать надежную защиту документов и информации, составляющих государственную и служебную тайну.
2.1.6. Руководить обучением подчиненных, создавать им условия для повышения квалификации.
2.1.7. Осуществлять контроль за соблюдением подчиненными правил внутреннего трудового распорядка, требований техники безопасности.
2.1.8. Использовать по отношению к подчиненным предоставленные права по их поощрению (привлечению к ответственности).
III. Специальные должностные обязанности
3.1. Заведующий канцелярией обязан:
3.1.1. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.
3.1.2. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
3.1.3. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.
3.1.4. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.
3.1.5. Принимать меры по обеспечению работников канцелярии необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.
3.1.6. Осуществлять методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
3.1.7. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.
3.1.8. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний, организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.
3.2. Заведующий канцелярией должен своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять соответствующим должностным лицам отчетную и иную служебную документацию.
3.3. Регламент рабочего времени заведующего канцелярией соответствует нормам федерального законодательства о труде. Время труда и отдыха в течение рабочего дня регламентируется “Правилами внутреннего трудового распорядка” предприятия.
В случае служебной необходимости заведующий канцелярией может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
IV. Права работника
4.1. Заведующий канцелярией имеет право:
4.1.1. Принимать решения в целях обеспечения повседневной деятельности канцелярии – по всем вопросам, относящимся к его компетенции.
4.1.2. Представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по поощрению (привлечению к ответственности) работников канцелярии – в тех случаях, когда собственных полномочий недостаточно.
4.1.3. Готовить и представлять начальнику службы ДОУ свои предложения по совершенствованию работы канцелярии (ее дополнительному финансированию, материально-техническому обеспечению и т.п.).
4.1.4. Участвовать в работе коллегиальных органов управления при рассмотрении вопросов, касающихся работы канцелярии.
V. Ответственность. Порядок оценки труда работника
5.1. Заведующий канцелярией несет административную, дисциплинарную и материальную ответственность за:
5.1.1. Нарушение положений руководящих документов по вопросам организации работы канцелярии.
5.1.2. Невыполнение служебных указаний начальника службы ДОУ.
5.1.3. Несохранение государственной и служебной тайны.
5.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5.2. Основным критерием оценки труда заведующего канцелярией является полнота, своевременность и качество исполнения ею должностных обязанностей в соответствии с настоящей Инструкцией.
Оценку труда заведующего канцелярией уполномочен осуществлять начальник службы ДОУ. Полномочия начальника службы ДОУ по применению мер поощрения и взыскания в отношении заведующего канцелярией определены соответствующей должностной инструкцией и Положением о материальном стимулировании работников предприятия (инв. NN …, …).
Данная инструкция переведена автоматически. Обратите внимание, автоматический перевод не дает 100% точности, поэтому в тексте могут быть незначительные ошибки перевода.
| Инструкция для должности "Начальник отдела не тайного делопроизводства
", представленная на сайте , соответствует требованиям документа - "Справочник профессионально-квалификационных характеристик типовых должностей рядового и начальствующего состава государственной службы специальной связи и защиты информации Украины", который утвержден и введен в действие приказом Администрации Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины от 08.08.2009 № 171. Согласовано Министерством труда и социальной политики Украины 10 июля 2009. Статус документа - "действующий" . |
|
Предисловие
0.1. Документ вступает в силу с момента утверждения.
0.2. Разработчик документа: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.3. Документ согласован: _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _.
0.4. Периодическая проверка данного документа производится с интервалом, не превышающим 3 года.
1. Общие положения
1.1. Должность "Начальник отдела не тайного делопроизводства" относится к категории "Руководители".
1.2. Квалификационные требования - полное высшее образование соответствующего профессионального направления по образовательно-квалификационному уровню магистра, специалиста. Последипломное образование в сфере управления. Стаж работы в сфере делопроизводства не менее 2 лет или на руководящих должностях в других сферах экономической деятельности не менее 5 лет.
1.3. Знает и применяет в деятельности:
- Конституцию Украины, законодательство Украины и нормативно-правовые акты Госспецсвязи по вопросам, касающихся организации делопроизводства, Дисциплинарный устав, государственную систему делопроизводства, стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- структуру Госспецсвязи;
- организацию делопроизводства, схемы документооборота;
- порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
- сроки и порядок передачи дел в архив;
- системы организации контроля за исполнением документов;
- организационную технику и другие технические средства управленческого труда в сфере делопроизводства;
- основы экономики, организации производства, труда и управления;
- основы трудового законодательства;
- правила делового этикета;
- правила и нормы охраны труда и противопожарной защиты;
- основные принципы работы на компьютере и соответствующие программные средства. Должен владеть государственным языком.
1.4. Начальник отдела не тайного делопроизводства назначается на должность и освобождается от должности приказом по организации (предприятию/учреждению).
1.5. Начальник отдела не тайного делопроизводства подчиняется непосредственно _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.6. Начальник отдела не тайного делопроизводства руководит работой _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ .
1.7. Начальник отдела не тайного делопроизводства во время отсутствия, замещается лицом, назначенным в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее выполнение возложенных на него обязанностей.
2. Характеристика работ, задачи и должностные обязанности
2.1. Руководит и организует работу личного состава отдела (сектора) по ведению не тайного делопроизводства в органе Госспецсвязи.
2.2. Разрабатывает и внедряет проекты инструкций по ведению делопроизводства и технологических процессов работы с документами и другими информационными материалами, поступающими в отдел (сектор) не тайного делопроизводства.
2.3. Осуществляет методическое руководство по организации делопроизводства в органе Госспецсвязи.
2.4. Обеспечивает своевременную обработку входящей и исходящей корреспонденции, ее доставки по назначению.
2.5. Организует работу по регистрации, учету и передаче в соответствующие структурные подразделения органа Госспецсвязи приказов и распоряжений руководства и других документов не тайного делопроизводства.
2.6. Контролирует соблюдение установленных правил формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.
2.7. Обеспечивает печатания и размножения служебных документов, оформление командировочных документов и регистрацию личного состава (представителей других предприятий, учреждений, организаций), который прибывает в командировку в орган Госспецсвязи.
2.8. Участвует в планировании, организации и совершенствовании деятельности участков не тайного делопроизводства Госспецсвязи.
2.9. Разрабатывает унифицированные системы документации различного назначения, организует внедрение и ведение системы документации на электронных носителях.
2.10. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращение их количества, готовит предложения по обеспечению оптимизации документооборота.
2.11. Изучает и обобщает передовой отечественный и мировой опыт в сфере документального обеспечения, участвует в разработке нормативно-методических материалов по документальному обеспечению.
2.12. Принимает меры по обеспечению личного состава отдела (сектора) не тайного делопроизводства органа Госспецсвязи необходимыми инструктивными и справочными материалами, оргтехникой и иными средствами, необходимыми для выполнения служебных обязанностей, способствует повышению его квалификации.
2.13. Знает, понимает и применяет действующие нормативные документы, касающиеся его деятельности.
2.14. Знает и выполняет требования нормативных актов об охране труда и окружающей среды, соблюдает нормы, методы и приемы безопасного выполнения работ.
3. Права
3.1. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право предпринимать действия для предотвращения и устранения случаев любых нарушений или несоответствий.
3.2. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право получать все предусмотренные законодательством социальные гарантии.
3.3. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право требовать оказание содействия в исполнении своих должностных обязанностей и осуществлении прав.
3.4. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право требовать создание организационно-технических условий, необходимых для исполнения должностных обязанностей и предоставление необходимого оборудования и инвентаря.
3.5. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право знакомиться с проектами документов, касающимися его деятельности.
3.6. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право запрашивать и получать документы, материалы и информацию, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей и распоряжений руководства.
3.7. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право сообщать обо всех выявленных в процессе своей деятельности нарушениях и несоответствиях и вносить предложения по их устранению.
3.9. Начальник отдела не тайного делопроизводства имеет право ознакамливаться с документами, определяющими права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
4. Ответственность
4.1. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за невыполнение или несвоевременное выполнение возложенных настоящей должностной инструкцией обязанностей и (или) неиспользование предоставленных прав.
4.2. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за несоблюдение правил внутреннего трудового распорядка, охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.3. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за разглашение информации об организации (предприятии/учреждении), относящейся к коммерческой тайне.
4.4. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований внутренних нормативных документов организации (предприятия/учреждения) и законных распоряжений руководства.
4.5. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.6. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за причинение материального ущерба организации (предприятию/учреждению) в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством.
4.7. Начальник отдела не тайного делопроизводства несет ответственность за неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
5. Специализация
5.1. Имеет право: по поручению руководства представлять отдел (сектор) в других органах Госспецсвязи, органах государственной власти, органах местного самоуправления по вопросам организации и ведения делопроизводства; осуществлять в пределах своих полномочий и установленного регламента деловая переписка с органами исполнительной власти, местного самоуправления, предприятиями, учреждениями и организациями; в установленном порядке получать статистические и оперативные данные, необходимые для выполнения служебных обязанностей; вносить предложения руководству по вопросам совершенствования работы по ведению не тайного делопроизводства; принимать меры по поощрению и наложению взысканий на личный состав отдела (сектора) не тайного делопроизводства.
Должностная инструкция делопроизводителя
(ответственного за входящую корреспонденцию)
[наименование организации, предприятия и т. п.]
Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, относится к категории технических исполнителей.
1.2. На должность делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.3. Назначение на должность и освобождение от нее производится приказом руководителя предприятия по представлению [заведующего канцелярией, начальника отдела документационного обеспечения].
1.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, должен знать:
Нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;
Основные положения Единой государственной системы делопроизводства;
Структуру предприятия и его подразделений;
Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
Порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;
Основы организации труда;
Правила эксплуатации вычислительной техники;
Правила внутреннего трудового распорядка;
Правила и нормы охраны труда.
- [вписать нужное].
1.5. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, в своей деятельности руководствуется:
Положением о [канцелярии, отделе документационного обеспечения, ином структурном подразделении];
Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии;
Настоящей должностной инструкцией;
- [вписать нужное].
1.6. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, непосредственно подчиняется [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения].
1.7. Во время отсутствия делопроизводителя, ответственного за входящую корреспонденцию, (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное руководством предприятия. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.8. [Вписать нужное].
2. Должностные обязанности
Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:
2.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции, поступившей на предприятие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.
2.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов руководству и исполнителям.
2.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра.
2.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.
2.5. Ведет картотеку прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документальным материалам.
2.6. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.
2.7. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.
2.8. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив предприятия.
2.9. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.
2.10. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).
2.11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.
2.12. [Вписать нужное].
3. Права
Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:
3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.
3.2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения] о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.
3.6. [Вписать нужное].
4. Ответственность
Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.
4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет персональную ответственность за:
Состояние учета и регистрации документов, указанных в п.1 раздела 2 настоящей должностной инструкции;
Формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;
- [вписать нужное].
Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].
Руководитель структурного подразделения
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
Согласовано:
Начальник юридического отдела
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]
С инструкцией ознакомлен:
[инициалы, фамилия]
[подпись]
[число, месяц, год]